Fra le tante piccole e grandi rivoluzioni che questo difficile 2020 ha portato nelle nostre vite, non si può non citare lo smart working. Quando è scoppiata l’emergenza sanitaria, si sono dovute convertire in fretta e furia al lavoro da casa anche categorie che fino a quel momento ne sembravano escluse: insegnanti, funzionari pubblici, operatori di call center, addetti al front office, operai specializzati. C’era quindi molta attesa per la nuova edizione dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, che da un decennio scatta una fotografia ufficiale del fenomeno nel nostro Paese. E i dati, in effetti, non hanno deluso.
Un esercito di lavoratori agili
Se anche tu hai scoperto questa nuova formula solo di recente, sei in buona compagnia. Il numero di dipendenti in smart working si è moltiplicato per dieci: dai 570mila del 2019 al 6,58 milioni di marzo-aprile, i mesi del primo lockdown. Un esercito, a cui bisognerebbe anche aggiungere tutti quei liberi professionisti già abituati a considerare il laptop come un ufficio in miniatura da tenere sempre con sé.
Dopo la pausa estiva circa un milione e mezzo di dipendenti sono tornati stabilmente in ufficio. Tutti gli altri hanno continuato a lavorare in remoto almeno per qualche giorno alla settimana; si va da una media di 1,2 giornate su 5 nella pubblica amministrazione alle 2,7 delle grandi aziende private.
La necessità immediata è quella di ridurre le possibilità di contagio negli uffici e a bordo dei mezzi pubblici, ma sarai d’accordo con noi sul fatto che spesso è un bel salto in avanti in termini di qualità della vita. Abbandonare (almeno in parte) la routine da pendolare regala tempo prezioso da dedicare alla famiglia, agli amici, allo sport, alle passioni. Respirando un’aria un po’ più pulita, grazie al calo del traffico.
Smart working o telelavoro?
Non è tutto oro quel che luccica, però. Mariano Corso, responsabile scientifico dell’Osservatorio Smart Working, ci tiene a precisarlo: “Ora è necessario ripensare il lavoro per non disperdere l’esperienza di questi mesi e per passare al vero e proprio smart working, che deve prevedere maggiore flessibilità e autonomia nella scelta di luogo e orario di lavoro, elementi fondamentali a spingere una maggiore responsabilizzazione sui risultati. Bisogna mettere al centro le persone con le loro esigenze, i loro talenti e singolarità”.
Già, perché smart working non è sinonimo di lavoro da casa. Quest’ultimo esisteva in Italia ben prima del Covid-19, con il nome (meno modaiolo) di telelavoro e una normativa di riferimento, basata sull’accordo quadro europeo del 2002. Tra un dipendente in telelavoro e uno in sede non c’è nessuna differenza in termini di orari e mansioni: il primo trascorre semplicemente le sue giornate in un ambiente che non è l’ufficio, ma che è comunque prestabilito e va dichiarato.
Lo stesso aggettivo smart, d’altra parte, ci suggerisce che in gioco non c’è soltanto il luogo fisico. Lo smart working, quello autentico, è una nuova filosofia che prevede di organizzarsi per fasi, cicli e obiettivi. Non è un caso se la sua traduzione è lavoro agile. Il dipendente ha la libertà di scegliere spazi, orari e strumenti, ma sa anche che gli verrà chiesto conto dei risultati che ha raggiunto. Una formula che può funzionare solo se si regge su una solida base di responsabilità e fiducia, da entrambe le parti.
Che fatica lo smart working!
Per te l’ufficio in casa era la norma, o è l’ennesima novità introdotta da questo imprevedibile 2020? La tua routine pende di più dal lato del lavoro agile o da quello del telelavoro? Soprattutto se non ci eri abituato, ti sarai accorto del fatto che questa routine non ha nulla da invidiare all’ufficio tradizionale in termini di impegno. Con tutto il carico di stress che ne consegue. Anzi, è più che comprensibile sentirsi messi a dura prova quando le chiacchierate con i colleghi sorseggiando un caffè vengono sostituite da interminabili call su Zoom; per descrivere il senso di spossatezza che ci assale è stato addirittura coniato un nome, Zoom Fatigue. Tanti, tantissimi, ormai trascorrono giornate intere senza incontrare anima viva. Non va molto meglio a chi deve spartirsi il salotto di casa con il partner, magari anche lui in smart working, e i figli intenti a fare i compiti, guardare video su YouTube o rincorrersi per giocare. Mantenere la concentrazione è arduo, suddividere il lavoro dalla vita privata ancora di più.
Tips&tricks per il lavoro da casa
Oltre a sottoscrivere con convinzione le varie norme di buon senso circolate in questi mesi (prima fra tutte, quella di ritagliarsi spazi e orari fissi ed evitare di restare in pigiama!), abbiamo quindi pensato a qualche semplice consiglio per rendere lo smart working più funzionale e, perché no, piacevole:
- Skype, Zoom, Teams, e-mail, Whatsapp, Asana… hai a disposizione innumerevoli canali per comunicare con i tuoi colleghi. Scegline uno, quello che preferisci, e usalo con costanza. Eviterai di perdere tempo prezioso a rintracciare informazioni disperse chissà dove!
- Se sei tra coloro che in un primo momento si sono fatti prendere dall’entusiasmo e si sono portati il computer a letto, la schiena probabilmente ti avrà presentato ben presto il conto. Anche senza spendere cifre esorbitanti puoi procurarti una sedia ergonomica, un poggiapiedi, un supporto per il pc o magari uno standing desk, se ti alletta l’idea di passare qualche ora in piedi. Un piccolo investimento che può fare la differenza per la tua postura.
- Quando sei impegnato in una videochiamata, cosa vede il tuo interlocutore? Magari una minuscola faccina pixellata, in penombra, con il lavello della cucina o lo stendino dei panni sullo sfondo? Anche senza stravolgere la casa, bastano la luce giusta, una buona qualità audio-video, una scrivania ordinata e un’inquadratura “tattica” per trasmettere un’immagine più professionale. Se non hai molto margine d’azione sugli spazi, puoi sempre optare per la funzione di sfocatura dello sfondo offerta dalle varie piattaforme.
- Oltre agli irrinunciabili cloud come Dropbox e Google Drive, ci sono tante app capaci di facilitarti la vita. Se devi presentare una nota spese al tuo titolare adorerai Expensify, con cui registrare fatture e scontrini direttamente dallo smartphone. Se invece arrivi a sera sopraffatto dai sensi di colpa per le ore perse a scrollare la home page di Facebook, RescueTime può fare al caso tuo. Se sei alla ricerca di una versione 2.0 del classico blocco per gli appunti, puoi sperimentare Any.do.
Magari non sei un appassionato di tecnologia e le schede tecniche dei computer ti sembrano indecifrabili, ma ti basta qualche semplice accorgimento per ottimizzare i tuoi strumenti di lavoro. Se sei un libero professionista e lavori con il tuo pc personale, qui puoi trovare alcuni trucchi per migliorare le sue prestazioni. Se trascorri la giornata alla scrivania, opta per uno schermo antiriflesso: i tuoi occhi ti ringrazieranno! Se invece sei un dipendente, accertati insieme al tuo datore di lavoro di avere a disposizione gli strumenti adeguati. Cosa ancora più importante, attieniti alle corrette procedure per la gestione e l’archiviazione dei file e per gli accessi agli account aziendali. Il tema è troppo vasto per essere riassunto in poche righe, quindi ti suggeriamo questi utili consigli.
Quali sono i “mai più senza” della tua routine da lavoratore agile? Scrivici e condividili con noi: questa lista è in continuo aggiornamento!
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